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E-Rechnung 2026: Der Countdown läuft – sind Sie bereit?

Die Digitalisierung der Buchhaltung schreitet weiter voran. Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich hat der Gesetzgeber einen wichtigen Schritt in Richtung automatisierter Geschäftsprozesse gemacht. Doch welche Unternehmen sind betroffen? Welche Übergangsfristen gelten? Ab wann ist diese tatsächlich verpflichtend? Und welche Vorteile bietet Ihnen die E-Rechnung?

Was ist eine E-Rechnung?


Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung im PDF-Format. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt wird. Dadurch können Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Rechnungsdaten automatisch verarbeiten.

Zu den gängigen Formaten gehören beispielsweise:

  • XRechnung
  • ZUGFeRD (ab den entsprechenden EN-16931-konformen Versionen)

Ein einfaches PDF gilt seitdem lediglich als "sonstige Rechnung".

 

Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?


Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten jedoch gestaffelte Übergangsfristen.

 

Die wichtigsten Zeiträume im Überblick


Ab 1. Januar 2025: 

  • Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. 
  • Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg aus. 
  • Für den Versand gelten zunächst Übergangsregelungen. 

Bis 31. Dezember 2026 

  • Papierrechnungen und PDF-Rechnungen dürfen weiterhin versendet werden. 
  • Andere elektronische Rechnungsformate sind nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers zulässig. 

Bis 31. Dezember 2027 

  • Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro dürfen die bisherigen Rechnungsformate weiter nutzen. 

Ab 1. Januar 2028 

  • Inländische B2B-Rechnungen müssen grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden. 

  • Alle Übergangsfristen enden.

     

Wer ist betroffen?

 

  • Grundsätzlich alle Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr. 
  • Ausnahmen bzw. eingeschränkt betroffen:
  1. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) 
  2. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro 
  3. Fahrausweise 
  4. Bestimmte steuerfreie Umsätze
  5. Kleinunternehmer hinsichtlich der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen

WICHTIG: Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, selbst wenn sie diese nicht verpflichtend ausstellen müssen.

 

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?


Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:

  • schnellere Rechnungsverarbeitung
  • geringerer manueller Erfassungsaufwand
  • weniger Übertragungsfehler
  • automatisierte Buchhaltungsprozesse
  • schnellere Freigaben und Archivierung

  • höhere Effizienz im Rechnungswesen

     

Jetzt rechtzeitig vorbereiten


Auch wenn für viele Unternehmen noch Übergangsfristen gelten, lohnt sich eine frühzeitige Umstellung. Moderne Buchhaltungs- und ERP-Systeme unterstützen die gängigen E-Rechnungsformate bereits heute und erleichtern den späteren verpflichtenden Einsatz erheblich.

Wer seine Prozesse rechtzeitig anpasst, vermeidet Zeitdruck, reduziert Fehlerquellen und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen fristgerecht erfüllt werden. Eine frühzeitige Umstellung schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern bietet auch die Chance, interne Abläufe effizienter und zukunftssicher zu gestalten.

Gerne begleiten wir Sie auf diesem Weg, von der Beratung über die Planung bis hin zur erfolgreichen Umsetzung. Bei Fragen oder für ein persönliches Gespräch stehen Ihnen unsere IT-Fachberater jederzeit gerne unter 0831 9607870 zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, Sie zuverlässig und kompetent bei Ihrem Anliegen zu unterstützen.

 

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