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Vier Tipps, um Meetingräume zu gestalten

Teambesprechungen, Meetings und Konferenzen mit Kunden und Kollegen sind ein wichtiger Teil des Arbeitsalltags. Laut einer großangelegten Studie aus dem Jahr 2020 verbringt jeder Arbeitnehmer durchschnittlich 167 Stunden im Jahr in Meetings. Ob die produktiv verlaufen oder nur zu Tode langweilen, hängt von vielen Variablen ab.

Dank neuer Technologien, wie den digitalen Whiteboards, werden Besprechungen immer smarter, praktischer und medienübergreifender. Dabei nicht zu unterschätzen ist die richtige Gestaltung des Meetingraums rund um das digitale Whiteboard. So können auch alte Hasen eine Mörder-Präsentation hinlegen, und das zwar ohne dreitägige Schulung!

Den richtigen Raum wählen

Nicht jede Besenkammer kann zum Besprechungszimmer werden. Der Meetingraum sollte eine angenehme Atmosphäre vermitteln und genug Tageslicht haben. Das steigert Konzentration und Wohlbefinden. Idealerweise ist der Konferenzraum nach Südwesten ausgerichtet.

Fenster sind auch für die Ventilation wichtig: Nichts steigert das mentale Leistungsvermögen, wie ein guter Schwung frische Luft. Vor und nach der Besprechung und in den Pausen sollte immer gelüftet werden. Verdunkelung auf Knopfdruck oder mit passenden Vorhängen ist besonders wichtig, wenn mit Bildschirmen gearbeitet wird.

Gute Raumakustik schaffen

Wichtig für die Raumakustik ist die Nachhallzeit. Bei einer langen Nachhallzeit klingt der Schall langsam an und der Raum wird als kalt und unangenehm empfunden. Dieser Effekt wird durch kahle gegenüberliegende Wände und glatte Oberflächen verstärkt. Je größer der Raum, umso unangenehmer der Halleffekt und desto schlechter die Akustik. Das ist gerade dann wichtig, wenn auch Teilnehmer remote zugeschaltet sind und damit nicht der Gestik und der Mimik der sprechenden Person folgen können. Deshalb ist Minimalismus im Besprechungsraum nicht angesagt. Teppiche, Vorhänge, Zimmerpflanzen, Lampen mit Stoffbezug und Wand-Deko aus weichen Materialien verbessern Akustik, Ästhetik und Komfort im Besprechungsraum.

Technik richtig verkabeln

Es gibt nichts Lästigeres, als vor einem Meeting umständlich alles Notwendige zusammensuchen zu müssen, Kabelverbindungen herzustellen und mit der Internetverbindung zu kämpfen. Im Meetingraum sollten alle Materialien für die Präsentation im Voraus übersichtlich bereitstehen. Lichtverhältnisse, WLAN und technische Einstellungen sollten schon bei der Installation der Geräte geprüft und optimiert werden.

Dank Bildschirmspiegelung und digitaler Zusammenarbeit haben die Teilnehmer an Meetings in der Regel Ihre eigenen Endgeräte bei sich. Deshalb ist es wichtig, an strategisch platzierte Steckdosen zu denken. Diese können direkt in den Schreibtisch integriert oder an den Wänden in der Nähe der Sitzplätze angebracht sein. Alternativ helfen Kabelschläuche. Wichtig ist, dass die Laufwege immer frei sind, sonst entstehen gefährliche Stolperfallen.

Das digitale Whiteboard nutzen

Das digitale Whiteboard ist die Antwort auf viele Probleme traditioneller Besprechungsräume und macht Meetings zu interaktiven Events. Eigentlich hat es mit dem analogen Whiteboard weniger gemeinsam als ein Huhn mit einem Dinosaurier. Das digitale Whiteboard ist nämlich ein großer, berührungssensitiver Computerbildschirm mit entsprechender intelligenter Software. Tafeln gehören damit in die Kreidezeit.

Clevertouch® hat mit interaktiven, kollaborativen Displays dafür gesorgt, dass Besprechungen nicht mehr nur in eine Richtung verlaufen. Endlich gelingt die Moderation ohne Lampenfieber! Niemand muss mehr vor einer Besprechung nervös sein.

Für die Wahl der Bildschirmgröße gilt: Die Bildschirmdiagonale in Zentimetern soll etwa dem dreifachen Abstand der Person zum digitalen Whiteboard entsprechen. Damit ist das digitale Whiteboard 86“ Clevertouch® für einen Abstand von ungefähr 7 Metern geeignet, damit die Teilnehmer dem Geschehen am Bildschirm gut folgen können.

Clevertouch®, zusammen mit der richtigen Gestaltung des Besprechungsraumes macht Besprechungen zum wahren Vergnügen!

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